Patrick Soubeyran, fondateur d’Officeo : « le secrétariat personnel n’est pas un métier qui s’improvise »

Patrick Soubeyran: Officeo diligente auprès de ses clients des assistants administratifs, appuyés par des experts juridiques, fiscaux, et de gestion patrimoniale en tant que de besoin. Notre compétence clé est précisément de savoir gérer les tracas et les diverses tâches qui envahissent le quotidien des travailleurs, qu’ils soient cadres, travailleurs indépendants ou chefs d’entreprise en général. Par tracas, j’entends bien sûr : les relations avec l’administration et tous les interlocuteurs de la vie courante. La prise en charge peut être globale, puisque nous allons jusqu’à proposer au client la gestion de son courrier, ou le classement et l’archivage de ses papiers personnels, en passant par les travaux bureautiques et le suivi de projets.

Officeo offre également la possibilité d’une prise en charge administrative à distance, qui rencontre un succès formidable depuis son lancement : nous cherchons impérativement à simplifier le quotidien de nos clients, qui trouvent dans cette formule un soutien rapide et efficace. D’ailleurs, nous y avons investi d’importants moyens et, à ce jour, proposons une des solutions web les plus innovantes et les plus sécurisées du marché.

Patrick Soubeyran: Officeo est né du constat suivant : la sollicitation des particuliers devient permanente, tandis que leur emploi du temps déborde déjà de responsabilités multiples. Cette sollicitation est principalement d’ordres administratif et financier. La moindre formalité administrative, la moindre démarche de remboursement de soins, ou la moindre étude d’une proposition de prêt est excessivement chronophage. Et pour chacune de ces tâches du quotidien, il vous faut vous replonger dans vos archives personnelles pour y trouver une multitude de justificatifs. « Avoir du temps libre » n’est plus qu’un vague souvenir pour certains actifs aujourd’hui… Nous voulons donc démocratiser l’accès au « secrétaire personnel » (aussi appelé « assistant privé à domicile ») pour que chacun puisse travailler et vivre « l’esprit tranquille ».

Patrick Soubeyran: J’ai pris pour habitude de dire que notre cœur de métier est de « libérer le client de la contrainte ». D’une manière générale, les actifs – qu’ils soient cadres, indépendants, ou chefs d’entreprises, partagent un même ressenti : le temps s’accélère. C’est en tout cas ce qui ressort de façon récurrente des témoignages de nos clients. Certains d’entre eux passent plus de deux heures par jour dans les transports, travaillent le samedi… Et le peu de temps libre dont ils disposent ne coïncide pas vraiment avec les « heures ouvrables ».

A leurs responsabilités professionnelles, parfois lourdes, s’ajoute une « responsabilité domestique » : la gestion du foyer au quotidien. Un sentiment de « décrochage » cohabite parfois avec le surmenage. Classer ses papiers, s’affranchir des formalités administratives, ou bien gérer son budget accroît la charge de travail quotidienne.

C’est pourquoi nous poursuivons l’objectif suivant : le client Officeo doit pouvoir se dire, en quittant son bureau, que sa journée de travail est vraiment terminée. Le leitmotiv d’Officeo, d’une certaine manière, c’est de « faire en sorte que nos clients ne pensent à rien d’autre qu'à la manière la plus insouciante d’organiser leur temps libre. »

Patrick Soubeyran: Chez Officeo, nous attachons une importance prédominante à la notion de service, au sens noble du terme. Les valeurs de l’entreprise sont articulées autour de la satisfaction client, c’est-à-dire que nous cherchons systématiquement à dépasser ses attentes. Nous proposons une prise en charge globale, évolutive, et avant tout sur mesure. Notre mot d’ordre est « diligence » : disponibilité, réactivité, et qualité de service.

Les collaborateurs Officeo sont par ailleurs triés sur le volet, et chacun d’entre eux est porteur d’une expertise reconnue et certifiée dans son domaine d’intervention. Chez nous, la formation, l’échange autour des « best practices », et l’encadrement sont permanents. C’est ainsi que nous parvenons à maintenir un niveau de service très élevé.

Enfin, nous assurons une parfaite confidentialité dans les missions qui nous sont confiées. Il est important de savoir que le secrétariat personnel n’est pas un métier qui s’improvise. C’est en proposant une haute qualité de service qu’on fidélise un client. Celui-ci nous accorde sa confiance en nous invitant à entrer dans sa vie, en quelque sorte. A nous d’en être digne ! D’où mon exigence vis-à-vis de mes collaborateurs en matière de discrétion et de professionnalisme. Notre politique de ressources humaines est, je pense, notre atout le plus remarquable sur ce marché.

Patrick Soubeyran: Bien au contraire, notre prestation de base comprenant 6 heures d’intervention par mois n’est facturée que 200 euros au client. Sachant que le particulier peut défiscaliser en bonne partie ces dépenses, puisqu’il s’agit d’emploi à domicile, et qu’un professionnel de l’assistance privée parvient à faire bien des choses en 6 heures, nos clients y trouvent leur compte. Certains d’entre eux nous rapportent régulièrement qu’ils n’auraient jamais pensé pouvoir démêler certaines situations pesantes pour un tarif qui, finalement, leur paraît bien dérisoire. D’ailleurs, nous ne permettrons jamais que notre positionnement en terme de prix se fasse au détriment de la qualité de service.

Notons aussi que de nombreuses entreprises nous ont contacté en vue d’intégrer les prestations d’Officeo au package de rémunération de leurs cadres et top managers. Elles y voient une manière pertinente d’alléger la charge de travail globale de leurs collaborateurs, et nous rapportent même parfois que le climat social interne s’en ressent. C’est une nouvelle forme de gestion du stress en entreprise, quelque part. Un week-end sera bien moins reposant s’il est consacré à mettre de l’ordre dans la « paperasse » !

Patrick Soubeyran: Effectivement. Cela permet aux professions libérales, TPE et PME de s’affranchir de certains coûts liés à l’embauche d’un assistant, qui constitue une contrainte administrative et fiscale considérable en France. Officeo leur propose un accompagnement souple, évolutif, et sur mesure. Encore une fois, nous nous imposons une grande réactivité, et celle-ci est reconnue par nos clients professionnels. Ils trouvent dans nos services à peu près tout ce qu’il est possible d’externaliser sur le plan de la gestion administrative au quotidien.

Mais ce qui fait également la spécificité d’Officeo, c’est son offre mixte. S’il le souhaite, un client peut demander à ce que l’assistant administratif qu’il a mandaté à titre professionnel l’accompagne également à titre privé. Même si, dans ce cas, les deux prestations font l’objet d’une facturation distincte, la prise en charge du client peut être transversale et quotidienne.

Plus d'infos sur le site d'Officeo