Managers: comment préparer l'entretien annuel d'évaluation ?

Pour réussir l'entretien d'évaluation, il est essentiel que chacun des acteurs comprenne qu'il est un outil de progrès et non un instrument de contrôle. Le manager doit se préparer à conduire l'entretien professionnel. Il aura à cœur de l'intégrer dans son système de management, sans pour autant superpose rune nouvelle procédure à celles déjà en cours !Il s'agit avant tout pour l'entreprise de l'insérer dans un ensemble général de culture d'entreprise et d'apporter de la cohérence aux définitions de fonction, à la direction par objectifs, la gestion des ressources humaines, etc.

* Accordez-vous du temps pour préparer les entretiens annuels.
* A chaque entretien d'évaluation, rappelez le but, la durée, les différentes phases de la procédure.
* Adoptez une attitude d'écoute tout en veillant à l'articulation de chaque phase et à la compréhension des objectifs.
* Demandez au collaborateur de présenter son bilan professionnel, que vous compléterez si besoin. Recueillez son point de vue : laissez-le donner son analyse (même en cas de désaccord !) en lui demandant, si nécessaire, des précisions pour bien explorer la situation.
* Ne sortez en aucun cas du cadre professionnel de l'évaluation. Exposez votre appréciation, en vous basant sur des faits, sur les résultats obtenus et la maîtrise de la fonction. NE JUGEZ PAS. En dehors de ces sujets, donnez soit des informations, soit des conseils.
* La réussite de l'entretien passe par un temps de discussion pour la fixation des objectifs, et un temps de négociation sur les conditions de leur réalisation.
* Accordez du temps à votre collaborateur pour discuter de son projet professionnel, même si vous souhaitez le conserver à son poste ou que la situation ne vous permet pas d'appuyer ses souhaits d'évolution.

1. Prendre des décisions qui concernent directement le collaborateur : celles-ci auront probablement des incidences sur la gestion des ressources humaines, le budget formation, l'organisation, l'ensemble du personnel.

2. Communiquer sur l'entreprise, l'organisation du service et ses éventuels dysfonctionnements.
• En évoquant ensemble ces sujets, vous renforcez la responsabilité des deux personnes en présence.
• En développant la communication entre l'encadrement et le personnel, vous créez les conditions d'un climat de travail favorable.

• Entrainez-vous en testant vos capacités de communiquant et en développant le questionnement et l'écoute active.
• Respectez le rapport de prise de parole de votre collaborateur par 30/70 en faveur de l'évalué.
• La préparation de l'entretien consiste aussi à préparer les éléments de réponse aux éventuelles objections de l'évalué.
• Utilisez le support d'évaluation comme guide d'entretien.
• Recentrez la discussion sur l'évaluation du salarié et de lui seul.
• N'évitez aucun sujet : Évoquez la rémunération, les besoins de formation, les éventuelles évolutions.
• Utilisez l'analyse transactionnelle pour en faire un rapport gagnant/gagnant.
• Préparez avec le collaborateur la progression et les étapes intermédiaires de suivi pour les douze mois à venir.
• Cosignez le support avec l'évalué.
A l'issue de l'entretien, vérifiez son état d'esprit et sa perception de l'entretien.

En tant que manager, vous aurez pris soin de planifier au moins deux semaines à l'avance l'entretien. Il doit être conduit dans le respect et dans de bonnes conditions matérielles.

À propos de l'auteur :

Isabelle Mornay, Consultante
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