L’étude révèle que seules 8% des entreprises interrogées considèrent la gestion de leurs contrats comme optimale. Les raisons de ce piètre résultat tiennent à l’organisation et aux processus de gestion. Ainsi 9% des entreprises seulement gèrent leurs contrats de manière centralisée et la moitié n’a pas mis en place de structure dédiée à cette tâche. Pourtant, les entreprises perçoivent qu’elles ont besoin d’améliorer certains processus clés : les modalités de reporting et d’analyse (70% d’entre elles), les outils informatiques de support (62%), le suivi de l’historique des contrats et des avant-projets (58%) ou celui des obligations juridiques et des échéances (57%).
« Les contrats sont essentiels à l’activité en cours et future d’une entreprise, ils ont un impact fort sur sa situation financière. Pourtant, même si la plupart des entreprises reconnaissent le rôle important d’une organisation dédiée, la gestion des contrats n’est toujours pas un objectif prioritaire. Elle est déléguée à des départements ou des collaborateurs disséminés dans le monde entier. Il n’existe pas de facilité d’accès aux contrats existants, pas de règle de gestion, ni de processus standardisés pour les futurs contrats » déclare Olivier Chatin, président de BearingPoint France.
« Les contrats sont essentiels à l’activité en cours et future d’une entreprise, ils ont un impact fort sur sa situation financière. Pourtant, même si la plupart des entreprises reconnaissent le rôle important d’une organisation dédiée, la gestion des contrats n’est toujours pas un objectif prioritaire. Elle est déléguée à des départements ou des collaborateurs disséminés dans le monde entier. Il n’existe pas de facilité d’accès aux contrats existants, pas de règle de gestion, ni de processus standardisés pour les futurs contrats » déclare Olivier Chatin, président de BearingPoint France.
La nécessité d’investir dans des projets informatiques
L’étude montre que le taux de satisfaction concernant la gestion des contrats a même décliné au cours des quatre dernières années. En effet, beaucoup d’entreprises avaient prévu des améliorations qui ont du être ajournées en raison de la crise financière. Avec des budgets IT revus à la baisse, des solutions informatiques on ainsi été mises de coté. Elles offraient pourtant de nombreux avantages : facilité et rapidité d’accès aux documents ; classement des contrats complet, structuré, sécurisé et centralisé ; disponibilité totale des informations ; etc. En parallèle, il y a 4 ans, 15% des entreprises ayant mis en place ou prévu un système informatique pour la gestion de leurs contrats comptaient investir plus de 2,5 millions d’euros dans ce but. Cette année, aucune des sociétés interrogées n’a prévu d’investir un tel montant.
Cependant, la prise de conscience des risques liés à l’absence de gestion des contrats grandit : données incohérentes, non-conformité aux termes et conditions des contrats, etc. Les entreprises interrogées sont prêtes à améliorer la gestion de leurs contrats : plus de la moitié (57%) ont déjà décidé de mettre en place des systèmes d’information. 70% sont en train ou vont investir au moins 100 000 euros. 17% pourraient déjà améliorer leur système de gestion avec, par exemple, la mise en place soit d’un système de gestion des contrats ou de documents, ou d’une base de données des contrats.
Cependant, la prise de conscience des risques liés à l’absence de gestion des contrats grandit : données incohérentes, non-conformité aux termes et conditions des contrats, etc. Les entreprises interrogées sont prêtes à améliorer la gestion de leurs contrats : plus de la moitié (57%) ont déjà décidé de mettre en place des systèmes d’information. 70% sont en train ou vont investir au moins 100 000 euros. 17% pourraient déjà améliorer leur système de gestion avec, par exemple, la mise en place soit d’un système de gestion des contrats ou de documents, ou d’une base de données des contrats.