Le remboursement d’une note de frais est une question de principe, un geste normal que l’entreprise concède à ses employés lorsqu’ils sont contraints d’engager des fonds personnels pour exercer leurs fonctions. Au-delà de cette apparente cordialité, ce type de remboursement est aussi l’occasion pour l’une et l’autre des parties de négocier parfois, afin d’obtenir l’avantage. Mais le remboursement est un jeu à somme nulle.
Afin d’éviter que ce type de procédures ne se changent rapidement en sujet d’affrontement entre les collaborateurs, il est préférable d’établir des règles univoques qui permettent à tous de connaître les conditions précises d’un remboursement. La première d’entre elles est indispensable : il s’agit de l’utilisation de justificatifs. Le justificatif permet dans un premier temps d’attester qu’une dépense a été engagée par le collaborateur à ses frais. Il permet dans un deuxième temps d’établir les dépenses éligibles aux remboursements.
Car tout élément inscrit sur une note de frais n’est pas nécessairement remboursable. Par exemple, les fournitures de bureau sont en principe pourvues par l’entreprise. Toute dépense en la matière effectuée par un professionnel relève ainsi du superflu et de sa consommation personnelle ; le collaborateur ne peut donc pas en attendre un remboursement automatique. Dans le même esprit, tout frais généré par un déplacement ne peut être systématiquement remboursé si ce déplacement n’est pas nécessaire ou rendu obligatoire par la hiérarchie.
On le voit avec ces quelques exemples, certaines dépenses peuvent faire l’objet de désaccord. Le principe fondamental pour éviter tout litige demeure le recours au justificatif. Une telle politique doit être connue des employés. Il est donc nécessaire de communiquer à son sujet, ainsi que sur les restrictions qui en découlent : les types de justificatifs acceptés, les dépenses non remboursables ou encore la façon d’établir le caractère nécessaire d’un frais occasionné dans le cadre de l’exercice professionnel ne doivent faire l’objet d’aucune ambiguïté dans l’esprit des salariés. Eviter les litiges et les tensions quotidiennes n’a finalement rien de si compliqué : quelques e-mails d’information et une charte concise suffisent à prévenir toute perte de temps et tout conflit mineur.
Afin d’éviter que ce type de procédures ne se changent rapidement en sujet d’affrontement entre les collaborateurs, il est préférable d’établir des règles univoques qui permettent à tous de connaître les conditions précises d’un remboursement. La première d’entre elles est indispensable : il s’agit de l’utilisation de justificatifs. Le justificatif permet dans un premier temps d’attester qu’une dépense a été engagée par le collaborateur à ses frais. Il permet dans un deuxième temps d’établir les dépenses éligibles aux remboursements.
Car tout élément inscrit sur une note de frais n’est pas nécessairement remboursable. Par exemple, les fournitures de bureau sont en principe pourvues par l’entreprise. Toute dépense en la matière effectuée par un professionnel relève ainsi du superflu et de sa consommation personnelle ; le collaborateur ne peut donc pas en attendre un remboursement automatique. Dans le même esprit, tout frais généré par un déplacement ne peut être systématiquement remboursé si ce déplacement n’est pas nécessaire ou rendu obligatoire par la hiérarchie.
On le voit avec ces quelques exemples, certaines dépenses peuvent faire l’objet de désaccord. Le principe fondamental pour éviter tout litige demeure le recours au justificatif. Une telle politique doit être connue des employés. Il est donc nécessaire de communiquer à son sujet, ainsi que sur les restrictions qui en découlent : les types de justificatifs acceptés, les dépenses non remboursables ou encore la façon d’établir le caractère nécessaire d’un frais occasionné dans le cadre de l’exercice professionnel ne doivent faire l’objet d’aucune ambiguïté dans l’esprit des salariés. Eviter les litiges et les tensions quotidiennes n’a finalement rien de si compliqué : quelques e-mails d’information et une charte concise suffisent à prévenir toute perte de temps et tout conflit mineur.